ماذا تفعل إذا كان مكتبك يعج بالفوضى ؟

من طرف ranasamaha الأربعاء فبراير 20, 2013 2:33 pm

ماذا تفعل إذاكان مكتبك يعج بالفوضي؟

يتوتر كثير من العاملين بسبب
مكاتبهم التي تفوق الفوضى . فهم لا يجدون قصاصات الأوراق التي دونوا عليها
أرقام تليفون هامة لأنها مدفونة تحت أكوام الأوراق الأخرى، وقد كانوا
يعملون في فصول أحد الكتب، لكن الملاحظات الخاصة بالفصل التالي مفقودة.

تنقسم المشاكل التنظيمية عادة إلى ثلاثة أقسام:
* تخطيط سيئ لسطح المكتب إذ يكون عليهم أن يقفزوا فوق أكوام الفوضي للوصول إلى ما يريدون.

* عادات عمل سيئة فترك بعض الأوراق القليلة تتراكم يومياً يجعل منها زائراً مقيماً لقائمة الأعمال التي يجب أن تقوم بها.

* التردد عند اتخاذ قرار بشأن الفوضي فكثيراً ما تجد نفسك عاجزاً عن
معرفة ما تفعله بهذه الأوراق المتراكمة فتفضل استمرار الوضع على ما هو
عليه.

وإليكم العلاج:
* حل مشاكل تنظيم المكتب على عدة مراحل: فقد تتمكن من تنظيم الفوضى
خلال عدة ساعات وقد تحتاج لنهاية أسبوع كاملة. أحياناً يكون من الأفضل
تخصيص عدد من الساعات يومياً لمهمة تنظيمية محددة حتى تنتهي منها.

* ضع سلة المهملات قريبة منك. وكذلك أقلام وملفات وبطاقات لاصقة وباقي الأدوات التنظيمية الأخرى حسب احتياجك.
* نظف المكان الذي تريد تنظيمه، سواء كان سطح مكتب أو درج ..الخ. ثم أجمع الأوراق في كومة واحدة.

* قيم كل ورقة وصنفها وضعها في مكانها، سواء في درج أو ملف ..الخ. وحاول أن تتخلص من أكبر قدر ممكن من الأوراق.

* حتى إذا شعرت بثقل المهمة، استمر في الترتيب والتصنيف. وإذا خصصت وقتاً كافياً لهذه المهمة، ستنظم مكتبك وتنظفه تماما.

* أطلب مساعدة أحد الزملاء أو السكرتيرة أو حتى زوجك أو زوجتك. فمساعدة هذا الشخص ستعينك على الاستمرار.

التنظيم مهارة يمكن تعلمها. وأصعب جزء هو ما يخص التخلص من عاداتك
القديمة، مثل ترك الأوراق تتراكم على مكتبك يوما بعد يوم. ومفتاح التنظيم
الأفضل هو البدء بخطوة واحدة صغيرة، ثم تتوالى الخطوات.

فقد تجد أنك قد أجلت لسنوات أمراً قد يتطلب منك ساعة واحدة فقط. فإذا
رأيت نتيجة إيجابية في مجال واحد من مجالات حياتك، ستحفزك ذلك على القيام
بنفس الشيء في المجالات الأخرى.

وإذا اتبعت النصائح الواردة هنا فستتخلص من الفوضى، وستشعر أنك تملك زمام
أمور حياتك. وإذا بدأت، فاستمر بدون توقف. فالتنظيم هو الخطوة الأولى،
والمثابرة هي التي ستساعدك على الاستمرار. فابدأ الآن.

w w w . e d a r a . c o m

إدارة.كوم